An alle Vermieter: Beachten Sie, dass die neue Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO genannt, auch für Sie gilt, unabhängig davon, wie viele Einheiten Sie vermieten. Auch für Hausverwalter und Makler gilt diese neue Verordnung. Bei der Anwendbarkeit der DSGVO ist lediglich entscheidend, dass man bei einer Datenverarbeitung einen wirtschaftlichen Zweck verfolgt. Den Gesetzestext der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können Sie hier einsehen.
Wir geben Ihnen ein paar praktische Tipps an die Hand, wie Sie als Vermieter die neuen Datenschutzbestimmungen in Ihren Vermieteralltag einbringen können und sich so gesetzeskonform verhalten:
- Informieren Sie ihre Mieter über die von Ihnen vorgenommene Datenerhebung und –verarbeitung am besten schriftlich. Klicken Sie hier, um ein kostenloses Musterinformationsschreiben an Mieter zu Ihrer Verwendung abzurufen.
- Bei Verwendung einer Mieter-Selbstauskunft fügen Sie eine Datenschutzerklärung bei.
- Beachten Sie bei Verwendung einer Mieter-Selbstauskunft zudem darauf, dass keine „unnötigen“ Fragen gestellt werden, die für das Mietverhältnis an sich keine Rolle spielen. Das hätte zur Folge, dass Sie mehr Daten erheben bzw. erlangen, als aus rechtlicher Sicht notwendig, was ebenfalls zu einem Datenschutzverstoß führen würde. Nach den neuen Datenschutzbestimmungen darf man nur so viele Daten erheben, wie für den vorgesehenen Zweck notwendig.
- Führen Sie ein schriftliches Verarbeitungsverzeichnis (hier bieten sich Exceltabellen an), um die wesentlichen Informationen einer Datenverarbeitung (Zweck, Löschungsfristen, Empfänger, Verantwortlicher, etc.) zu dokumentieren. Im Zusammenhang mit dem Verarbeitungsverzeichnis muss ein Datenschutzkonzept vorliegen, welches sog. „technische und organisatorische Maßnahmen“ (TOM) zum Schutz personenbezogener Daten Dritter enthält. Als Beispiele solcher Datenschutzmaßnahmen sind PC mit einem Passwort schützen oder Erstellen von Sicherheitskopien zu nennen.
- Löschen Sie die einmal erhobenen Daten Ihrer Mieter, sobald diese ihren Zweck erfüllt haben. Das ist normalerweise beim Auszug der Fall oder spätestens dann, wenn die Nebenkosten und die Kaution abgerechnet sind.
Wie Sie erkennen können, sollten auch Vermieter das Thema Datenschutz und die neuen Regelungen dazu Ernst nehmen, indem ein sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten an den Tag gelegt wird, um Verwarnungen oder Bußgelder der Datenschutzbehörden zu vermeiden.
Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass die oben stehende Aufzählung nicht abschließend ist.
Für weitere Fragen zum Thema Datenschutz im Mietrecht stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung
